Os espaços físicos e o modo como são estruturados podem aumentar ou reduzir a produtividade e a interação entre equipes de trabalho. A qualidade do ar, organização, um escritório decorado, pausa para o café e sala de descompressão são alguns fatores que exercem influência direta ou indireta no desempenho dos colaboradores. Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa realizada pela Gensler, nos Estados Unidos, 90% dos colaboradores relacionam a arquitetura do ambiente de trabalho com a produtividade e humor, afetando também o entrosamento com os colegas. Ainda no levantamento, 21% dos entrevistados afirmaram que seriam mais produtivos em um bom ambiente de trabalho. Confira a seguir os principais elementos que compõem essa equação. 

ORGANIZAÇÃO E LIMPEZA

Um ambiente de trabalho desorganizado gera ações mais lentas e pessoas desatentas. Para que os colaboradores mantenham o foco, é preciso ter prateleiras bem identificadas, mesas limpas, caixas armazenadas adequadamente, lixo recolhido com frequência e papéis guardados devidamente em gavetas. Para isso, é essencial contar com o apoio dos próprios colaboradores, especialmente no formato de trabalho híbrido, no qual a rotatividade de pessoas nas estações de trabalho é alta.  

A adoção de metodologias, como a 5S, é uma das alternativas. Com base em 5 sensos japoneses – Seiri (senso de utilização); Seiton (senso de organização); Seiso (senso de limpeza); Seiketsu (senso de normalização); e Shitsuke (senso de disciplina) – a metodologia busca trazer um processo limpo, organizado e disciplinado para o dia a dia, independentemente do setor ou tipo de trabalho a ser realizado. Um exemplo é o projeto de workplace para as salas de manutenção implementado nas edificações que a Engepred presta o serviço.  

Com o conceito de design orientado para o engajamento, a transformação incluiu elementos de conforto físico e psicológico e outros relacionados à funcionalidade do ambiente que resultaram em um aumento de 52% no índice de satisfação dos funcionários e de mais de 100% no índice de satisfação dos clientes. Com resultados expressivos e perceptíveis a olho nu, o projeto ficou em segundo lugar no Prêmio Abrafac Melhores do Ano 2020, na categoria “Gerenciamento, operação, manutenção e utilidades”. 

Uma alternativa adotada em tempos de trabalho híbrido é o Self Cleaning, que consiste em oferecer condições e estimular o usuário de cada estação de trabalho a fazer a higienização do seu espaço antes e depois do uso, sem a necessidade de esperar pela rotina de limpeza convencional. Além de garantir a limpeza e organização de forma mais recorrente, essa prática ajuda na prevenção de disseminação de vírus e conscientiza a todos sobre a responsabilidade individual para o bem-estar coletivo. 

Até mesmo a limpeza do ar-condicionado pode influenciar no rendimento dos colaboradores. A qualidade do ar afeta a saúde das pessoas que, consequentemente, impacta na produtividade e no humor delas. Um ar-condicionado com a manutenção em dia evita sintomas de fadiga, dor de cabeça, resfriados, problemas respiratórios, entre outros. O tema é tão sério a ponto de existir punição por meio de multa para as empresas que não se adequarem às leis pertinentes, relativas ao tratamento de ar em ambientes de uso coletivo. 

CONFORTO NO AMBIENTE DE TRABALHO 

O conforto dos colaboradores também deve ser levado em consideração para um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo. A média de tempo que uma pessoa passa trabalhando em um espaço físico é de 7 horas por dia, aproximadamente. Portanto, reduzir o cansaço auxilia na otimização do desempenho de todos.  

O conforto ergonômico é um dos pontos que convém investir. Cadeiras confortáveis e ajustáveis, visto que colaboradores passam muito tempo em frente ao computador, é a melhor opção. Idealmente com amplos encostos, braços e assento com altura regulável para deixar os olhos no nível das telas e alinhar a postura dos colaboradores, evitando dores musculares. E esse cuidado não deve se limitar ao espaço de trabalho onde a empresa está sediada, mas também ao home office e até o anywhere office. Para isso, mais uma vez, o trabalho de conscientização acerca de responsabilidade individual junto às pessoas é fundamental. Elas precisam estar comprometidas com o uso adequado dos equipamentos, a adoção da postura recomendadas e zelarem pela sua saúde e segurança, enquanto a empresa deve oferecer as condições propícias para isso, além de fornecer as informações e conhecimento necessário e fazer o devido acompanhamento (desafios do novo papel do FM, como abordamos nesse texto!)  

A iluminação no ambiente de trabalho é outro fator que impacta na performance e na percepção de conforto. De acordo com um levantamento realizado pelo professor do Departamento de Design e Análise, Alan Hedge, da Universidade Cornell, nos Estados Unidos, profissionais que trabalham em escritórios com luz natural apresentam uma queda de 84% de sintomas como vista cansada, dor de cabeça e vista embaçada, elementos que reduzem a capacidade de trabalho, e registram um aumento de satisfação e felicidade na mesma proporção.  

Além de trazer bem-estar organizacional, a boa incidência de luz natural no ambiente de trabalho oferece economia de energia. um estudo realizado na Universidade Federal de Santa Catarina constatou que a utilização da iluminação natural em edificações comerciais em Florianópolis apresentou um potencial de economia de energia elétrica de até 64%.  

COWORKING

O ambiente de trabalho que adota modelos flexíveis de atuação e se distanciam das restrições de locais tradicionais e rígidos tendem a elevar a produtividade e a interação entre equipes. Um exemplo é o espaço de coworking, que consiste em escritórios compartilhados, completos, ambientes diversos, internet de alta velocidade e equipamento moderno.  

De acordo com uma pesquisa global da Deskmag and Deskwanted, 74% dos profissionais afirmam ter um aumento na produtividade depois de ingressar em um espaço de coworking, pois o local é planejado para impulsionar o desempenho por meio dos laços e da colaboração entre os profissionais, conforto por meio de mobília e tecnologia, além de possuir espaços para relaxamento, sendo capaz de aumentar a motivação dos colaboradores.  

A boa notícia para os responsáveis pelos escritórios e o workplace de forma geral, é que é possível aplicar o conceito de coworking em escritórios fixos mediante pequenos ajustes no layout do ambiente e no mindset acerca da relação das pessoas com esses espaços. Escritórios abertos que reduzem o uso de barreiras físicas, como paredes e divisórias, incentivam a troca de experiências e interação entre equipes. Um estudo da Harvard Business comprova que um pedido feito “cara a cara” tem 34 vezes mais chances de ser atendido rapidamente que um e-mail. 

ESPAÇO DE DESCOMPRESSÃO

Trabalhar sem fazer pausas para descanso pode acarretar fadiga mental e cansaço. Colaborador sobrecarregado e estressado é o cenário perfeito para a baixa produtividade ou um afastamento devido a doenças causadas por esgotamento. 

Por isso, as salas de descompressão são aliadas na jornada em busca de produtividade, qualidade de resultados e lucratividade nos negócios. Estes espaços são definidos por áreas dentro dos escritórios com uma decoração divertida e itens como pufes, televisão, sofás, mesas de jogos e até videogames. Tais elementos cumprem o papel de proporcionar um momento mais relaxante aos profissionais, aliviando a tensão, recarregando as energias e favorecendo a oportunidade dos colaboradores construírem uma sinergia. Esta interação reflete no clima organizacional, no trabalho em equipe e na integração das tarefas corporativas.  

No entanto, cada medida deve ser adotada com base em análise de dados e estudo acerca do perfil do público. Talvez para um público essa conexão se dê por meio de um espaço verde, arejado, que proporcione contato com a natureza e, não necessariamente, jogos eletrônicos. Ter clareza sobre quem são os usuários da edificação, suas expectativas e os objetivos que se quer atingir é, sem dúvida, o ponto de partida, tendo como base a predisposição para ouvir, ver e agir em prol de melhorias contínuas. 

Incluir plantas e cores que remetem à natureza, inclusive, é um dos artifícios utilizados para viabilizar o sentimento de descanso. De acordo com uma pesquisa da Universidade de Exeter, no Reino Unido, enriquecer um escritório com plantas pode aumentar a produtividade em 15%. A pesquisa mostrou que as plantas elevam significativamente a satisfação no local de trabalho, os níveis de concentração e a qualidade do ar percebida. 

Portanto, as pausas em salas adequadas para conforto e relaxamento ou até mesmo um simples intervalo para tomar café, permite que a mente descanse e fornece motivação extra para continuar as incumbências, contribuindo para despertar a criatividade, sociabilidade, maior concentração e foco nas atividades. Por isso, a já mencionada mudança de mindset, em todos os níveis hierárquicos, é indispensável para que as mudanças possam ocorrer com segurança, tranquilidade e tragam os resultados esperados. A ferramenta essencial para isso: comunicação e relacionamento!