A administração de condomínios comerciais e empresariais utiliza índices para mensurar o desempenho do serviço prestado. Esses indicadores de gestão de condomínios ajudam a avaliar o rendimento dos colaboradores, a utilidade dos equipamentos, os fluxos das operações e assim por diante.

Para ajudar você a entender melhor esse assunto, elaboramos este artigo sobre os principais indicadores para gestão de condomínios e a importância de cada um deles! Ficou interessado? Então, continue a leitura!

1. Indicadores de Ho

Os indicadores de Ho formam um grupo de fatores que, após um estudo sobre mais de 700 organizações nas regiões da Ásia e da Oceania, o pesquisador Daniel C.W. Ho definiu como sendo fundamentais para gestão de condomínios. São eles:

• custos anuais de facilidades;
• custos de startup;
• custos de limpeza em geral;
• custos com manutenção;
• custos com reformas;
• custos com limpeza por metro quadrado;
• valores dos ativos e dos rendimentos.

Esses indicadores falam sobre o acompanhamento do condomínio em si, são mais globais e não necessariamente falam sobre o trabalho dos colaboradores.

2. Indicadores de Quinello e Nicoletti

Assim como Daniel C. W, Ho, em 2006, o mestre em Administração José Nicoletti e o Doutor em Administração Robson Quinello ao estudarem a fundo o assunto, identificaram que, além dos indicadores já citados, também são extremamente relevantes:

• a identificação das dimensões do espaço de trabalho;
• o definição do formato do espaço de trabalho;
• a qualidade da iluminação;
• a qualidade do ar-condicionado;
• os níveis de ruído;
• o ambiente de trabalho, de um modo geral.

Diferentemente do tópico anterior, esses indicadores precisam ser acompanhados por impactarem diretamente o trabalho dos colaboradores.

3. Financeiro

A diminuição dos custos é um dos principais focos quando se contrata gestores de condomínios. Entretanto, cortar custos não é tão simples, é preciso verificar a viabilidade e a efetividade dessa estratégia.

Como você já deve ter percebido, indicadores sempre funcionam melhor como parte de um grupo. Assim, algumas outras métricas financeiras que devem ser acompanhadas são:

• custos brutos da contratação dos serviços;
• custos de manutenção;
• custos operacionais por usuários;
• custos de limpeza;
• custos com compras de insumos;
• custos de segurança;
• despesas com reformas;
• custos de energia em empresas com servidores e data centers;
• gastos com reposição de ativos.

A dinâmica do gestor consiste em acompanhar e comparar esses valores com os objetivos estipulados e avaliar se houve de diminuição em relação aos gastos anteriores do condomínio.

4. Processos operacionais

Já mostramos indicadores de gestão de condomínios focados na atuação da empresa gestora e na atuação dos colaboradores. Nesse tópico, o de processos operacionais, vamos mostrar indicadores relacionados à atuação da empresa na resolução de problemas. São os principais indicadores:

• quantidade de manutenções preventivas e corretivas;
• tempo de resolução de um chamado;
• eficácia nos sistemas de comunicação;
• nível de segurança oferecido aos usuários, fundamento por índices de acidentes e obediências às normas regulamentadoras;
• cumprimento de prazos;
• qualidade dos equipamentos fornecidos (nas dimensões de segurança, velocidade de processamento, atualização, capacidade de armazenamento).

Vale lembrar que todos os levantamentos devem ser baseados em números que reflitam a realidade.

5. Relacionamento entre contratante e fornecedora

Existe um indicador que muitas vezes é negligenciado, mas que impacta diretamente todos os outros: o relacionamento com os fornecedores.

Para fazer um exercício de reflexão, tente imaginar o que acontece em um condomínio que não recebe o material de limpeza, por exemplo. Imaginou? Pois é!

Para evitar problemas, uma boa opção é utilizar o benchmarking para escolher os fornecedores. Em seguida, estabelecer os indicadores de acordo com a realidade do seu condomínio.

Faça esse último passo por meio de um documento contendo o que a contratante espera da contratada e quais os deveres e os direitos de ambas as partes.

6. Satisfação do cliente

A contratação de uma empresa gestora de condomínios visa o aprimoramento da experiência do usuário final. Assim, é preciso ficar atento à satisfação do cliente.

Nesse sentido, boas métricas para avaliar uma empresa gestora de condomínios são:

• relação entre usuários satisfeitos e insatisfeitos com os serviços que são prestados ao condomínio;
• números de reclamações de clientes.

A avaliação de satisfação do cliente permite a verificação direta de atributos da empresa (e dos concorrentes). Isto é, a pesquisa oportuniza que se faça um mapeamento de quais são os atributos que os clientes esperam em determinados serviços ou produtos.

Mas atenção: a satisfação dos clientes deve ser mensurada com base nos serviços prestados, tais como segurança, serviços de limpeza e recepção.

7. Inovação

Essa métrica deve se fundamentar nos resultados das iniciativas tomadas pela empresa gestora contratada. Algumas possibilidades:

• verificar melhora na receita dos gastos com tecnologia;
• identificar a variedade no portfólio;
• acompanhar a receita de novos produtos e serviços;
• monitoramento de satisfação do cliente na interação com os serviços.

Inovação nem sempre é sinônimo de tecnologias, por isso ressaltamos que é importante ficar atento a iniciativas da empresa gestora em prover soluções que melhorem o condomínio.

8. Indicadores personalizados

Para finalizar, cada negócio pode desenvolver os seus próprios indicadores. Uma boa solução é adaptar os indicadores que citamos acima. Sugerimos a avaliação periódica:

• das despesas com funcionários;
• das ordens de serviço;
• dos custos com materiais;
• do tempo médio de resposta às ordens de serviço.

Esses são alguns exemplos, mas seja qual for a escolha é fundamental ajustá-lo à realidade do seu negócio.

Esse post buscou ressaltar que existem empresas terceirizadas especializadas na gestão de condomínio, e que sua contratação compensa em relação ao custo-benefício. Mas, principalmente, porque se torna possível mensurar todos os indicadores de gestão de condomínios comerciais ou empresariais que influenciam a qualidade dos serviços prestados.

Nosso artigo foi útil para você? Então, aproveite para saber, agora, dicas sobre como reduzir custos em uma gestão de facilities!