Entenda como funciona a gestão de condomínios comerciais
25 jan 2019

Entenda como funciona a gestão de condomínios comerciais

A gestão de condomínios comerciais é algo que exige bastante preparo e dedicação, seja por parte do síndico ou da empresa responsável por essa administração. Isso acontece, pois, nesse modelo, existe uma maior circulação de pessoas e exposição a eventuais riscos ao patrimônio e degradação do espaço comum.

Outro aspecto essencial nesse tipo de espaço é que eles apresentam necessidades e dinâmicas diferentes de um edifício residencial que englobam desde a limpeza até a necessidade de assembleias administrativas periódicas.

Apresentaremos, neste post, as principais diferenças da gestão de condomínios comerciais. Portanto, continue com a leitura e entenda como funciona a administração desses espaços, a importância de implantar sistemas que auxiliem nesses processos e conheça algumas inciativas fundamentais para o gerenciamento. Acompanhe!

Descubra as principais diferenças da gestão de condomínios comerciais

Seja nos empreendimentos residenciais ou comerciais, a figura do administrador é fundamental para estabelecer a ordem e auxiliar no ajuste de problemas rotineiros. De modo geral, o síndico precisa saber de tudo o que acontece e, ao mesmo tempo, entender todas as medidas cabíveis para resolver as questões administrativas do espaço.

Contudo, no caso dos condomínios comerciais, essa tarefa costuma ser um pouco mais complexa, já que esses espaços comportam empreendimentos de diversos portes e segmentos. Essa diversidade faz com que cada conjunto ou empresa tenha necessidades muito específicas e que devem ser contornadas pela figura do gestor.

De modo geral, esse modelo de espaço registra índices menores de conflitos entre condôminos. No entanto, as demandas comuns de um edifício comercial costumam ser maiores que as de um espaço residencial em função de um grande fluxo de visitantes.

Um bom exemplo disso é o fluxo de visitantes e os pontos de vulnerabilidade que se formam com uma grande rotatividade no acesso de pessoas. Equipes de limpeza, sistema de cadastramento também são aspectos que exigem bastante atenção dos síndicos nesses empreendimentos.

Entenda como funciona esse tipo de administração

A gestão de um condomínio é muito similar ao gerenciamento de uma empresa, pois as demandas são bastante parecidas. Como o índice de conflitos interpessoais é pequeno, no caso dos edifícios comercias, a figura do síndico ou da administradora está presente para realizar os controles financeiros e operacionais do espaço.

Embora seja uma função aparentemente simples, é necessário que o responsável tenha boas noções de gestão. O síndico precisará saber onde investir, detectar quais as necessidades mais urgentes, criar fundos de reserva para viabilizar reformas e até lidar com a inadimplência dos condôminos.

É preciso controlar o fluxo de caixa, contas a pagar, folhas de pagamento, compra de material, monitoramento dos serviços prestados etc. Resumidamente, o gestor desses espaços deve estar comprometido com a manutenção total do edifício.

Como em muitos casos o síndico também é proprietário e gestor de uma empresa presente no edifício, uma ótima alternativa é contratar uma administradora em paralelo. Dessa forma, a organização será encarregada de controlar toda a parte financeira e operacional em conjunto com o síndico, reduzindo os índices de falhas na gestão do empreendimento.

Saiba a importância de adotar métodos que auxiliam esses processos

Sistemas de segurança, profissionais especializados ou até mesmo softwares voltados para gestão. Existem muitas possibilidades quando o assunto é dinamizar a administração de condomínios comerciais. Nesse aspecto, a tecnologia se mostra um bom recurso capaz de facilitar o gerenciamento no dia a dia de um espaço comercial.

Desde câmeras de segurança ou catracas para controlar o acesso de pessoas são métodos eficazes para reduzir o índice de assaltos, por exemplo. Hoje, o mercado já dispõe de interfones virtuais que funcionam com ramais móveis implantados com smartphones. Esse recurso ajuda na redução dos custos da operação e torna os processos mais dinâmicos, como os de resolução de problemas.

É possível, ainda, contratar empresas especializadas nesse tipo de gestão, como é o caso da Engepred. Que está capacitada a dar todo o suporte aos condomínios em aspectos que vão desde a parte administrativa passando até a manutenção predial, gerenciamento de obras e outros pontos.

Todos esses recursos são importantes ferramentas que criam facilidades para que os condomínios tenham segurança ao mesmo tempo que atingem altos índices de eficiência em sua gestão.

Conheça algumas iniciativas para ajudar o gerenciamento desses espaços

Existem algumas práticas simples e que podem facilitar os processos de gestão dos condomínios comerciais, confira a seguir.

Crie um bom estatuto interno

Assim como os edifícios residenciais, os espaços comerciais também precisam obedecer à legislação que prevê a realização de uma convenção condominial e definição de um estatuto interno.

É a partir desse documento que são definidos importantes aspectos administrativos que norteiam o trabalho dos síndicos. Esse regulamento também é responsável por determinar as regras que devem ser seguidas por todos os condôminos nas chamadas áreas comuns do prédio.

Desde os horários permitidos para barulho, períodos destinados a realização de mudanças e reformas controle de entrada e saída de pessoas, entre outros aspectos devem ser discutidos. Questões como o formato da eleição de síndico, quórum mínimo para esse processo, formação do fundo de reserva também devem ser definidos nessa convenção.

Convoque assembleias com regularidade

A administração dos condomínios comerciais contemplam muitos interessados, sempre com necessidades bastante específicas. Por isso, é importante convocar assembleias gerais com frequência.

É possível, por exemplo, definir uma periodicidade fixa para a realização desses encontros, seja ela mensal, bimestral, quinzenal. Dessa forma, todos os responsáveis podem se programar para essas datas. Vale reforçar que esse fator dependerá, sobretudo, da demanda de cada espaço.

Um dos aspectos mais positivos desse tipo de prática é a possibilidade de estreitar os processos de comunicação entre condôminos e setor administrativo. Com isso, os problemas podem ser resolvidos com mais facilidade e os conflitos serão minimizados.

Terceirize serviços

Contratar prestadoras de serviço terceirizadas é uma ótima estratégia de gestão para condomínios comerciais. Isso acontece porque o fluxo de visitantes é sempre mais intenso e exige mais cuidados com questões como segurança, limpeza, recepção do espaço, entre outros.

Com a ajuda dessas equipes é possível manter a agilidade nos cadastros e liberações de entrada, higiene do local e zelar para que o empreendimento e seus condôminos estejam sempre protegidos de possíveis ameaças a sua integridade.

A terceirização é um fator essencial, pois ela permite a redução de custos operacionais nos condomínios sem perder a eficiência na entrega e manutenção dos serviços prestados.

Realizar uma boa gestão de condomínios comerciais é essencial para manter a organização do espaço. Nesses casos, a contratação de empresas especializadas pode ser a melhor alternativa para gerenciar conflitos e atender as demandas dos diferentes perfis de condôminos.

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