Manter uma empresa funcionando é uma tarefa desafiadora. Há várias atividades associadas ao core business, mas existem também muitas ações que estão vinculadas à manutenção do negócio e da edificação, as chamadas facilities. A gestão de facilities agrega muito para o empreendimento e contribui para que o cotidiano do negócio siga com tranquilidade e produtividade.

Preparamos este conteúdo especial com dicas de como gerenciar os serviços de facilities na companhia e tornar a corporação mais eficiente nesse quesito. Ficou interessado? Confira o nosso post com 6 dicas práticas para você ficar expert no tema!

O que é a gestão de facilities?

O termo facilities tem se disseminado no meio corporativo nacional. Ele se refere a todas as ocupações e atividades que servem de apoio à manutenção do empreendimento e para a funcionalidade da edificação. Limpeza, recepção, segurança, reparos em equipamentos e nas instalações, suporte, alimentação, correios e jardinagem são alguns exemplos dessas práticas.

Assim, a gestão de facilities é um conjunto de ações e estratégias para gerenciar e administrar as facilities da corporação. Esse processo é bastante desafiador e exige muitos esforços para que as necessidades sejam atendidas e os imprevistos sejam evitados.

Qual o papel do gestor de facilities?

O gestor de facilities deve garantir que os processos corporativos estejam funcionando com a maior qualidade possível, enquanto os demais setores estão focados no core business da organização. Ele deve desenvolver um planejamento estratégico para que os recursos e serviços necessários para o cotidiano do empreendimento estejam operando plenamente.

O foco é nos serviços de manutenção, segurança, limpeza, infraestrutura e tecnologia e telecomunicações. A realização das vistorias nos elevadores, equipamentos, aparelhos e extintores também é coordenada por esse profissional.

Todas essas tarefas exigem que o gestor de facilities tenha uma formação acadêmica sólida, conhecimentos de administração, flexibilidade, habilidade para negociação e amplo entendimento da estrutura corporativa.

Como fazer uma boa gestão de facilities?

Algumas dicas são valiosas para você realizar uma ótima gestão de facilities e se sobressair no mercado. Continue acompanhando o conteúdo e aprenda mais sobre o tema!

1. Terceirize setores

Uma boa opção para agilizar os processos com a gestão de facilities é terceirizar algumas atividades. Com a medida, o corpo de tarefas de um determinado setor será delegado para uma corporação que é voltada para a prestação daquele serviço. Assim, você terá mais qualidade e efetividade no cotidiano empresarial.

Isso facilita o dia a dia no trabalho e otimiza os processos. A empresa terceirizada tem conhecimento especializado na área em que ela atua. O gestor de facilities precisa deter entendimento amplo nas atividades que ele administra.

Caso opte pela terceirização, você poderá contar com mais um conjunto de saberes. Isso ajuda a evitar erros e melhorar a qualidade dos processos. Além de ser uma forma de aliviar a sobrecarga de tarefas da sua empresa.

2. Planeje processos

Facilities envolvem inúmeros processos no meio corporativo. São muitos serviços para serem administrados. Se não houver planejamento, podem ocorrer erros graves que prejudicam o desempenho das outras atividades. Itens importantes podem ser esquecidos, prazos de revisão podem ser extrapolados e você pode perder o controle das práticas.

Para evitar essas dificuldades, é necessário planejar bem as ações. Faça esquemas, listas, cronogramas, estabeleça deadlines e elenque as ações necessárias para que os processos se desenvolvam da melhor forma possível. Com uma boa planificação, haverá mais eficiência e eficácia na gestão de facilities.

3. Dê feedbacks

Uma cultura de feedback na empresa é muito importante para a melhoria contínua nos processos. As pessoas precisam de referências para aprimorarem sua performance no trabalho e o feedback é a ferramenta ideal para isso. Receber um retorno pelas ações realizadas permite ver quais foram as potencialidades e fraquezas das práticas profissionais.

Assim, dê feedbacks para a sua equipe. Para isso, utilize critérios racionais para as avaliações, faça uso de uma argumentação sólida e não hesite em dar sugestões de melhorias caso algo fique com uma qualidade abaixo do esperado.

4. Ofereça treinamentos

Processos de educação corporativa são fundamentais para manter a qualidade do trabalho na empresa. Com treinamentos, a equipe fica mais ágil para pensar em estratégias para a resolução de problemas. Há menos erros, o que evita desperdícios e retrabalho.

As capacitações também oferecem a oportunidade de reciclagem de conhecimentos e atualização, para que o time possa acompanhar as mudanças e inovações do mercado. Elas também permitem que o colaborador tenha mais autonomia e seja mais capaz de enfrentar os desafios do dia a dia. Além disso, esses procedimentos são importantes fatores de motivação para os profissionais, que se sentem valorizados pela empresa.

5. Aposte na integração de equipes

Os processos funcionam melhor na empresa quando as equipes estão integradas e conectadas. Isso vale para todos os profissionais, inclusive quem está ligado às facilities ou é terceirizado.

Promova um ambiente baseado na cooperação e desenvolva uma boa recepção para novos funcionários. Esforce-se para que os colaboradores tenham uma boa convivência e para que possam contar uns com os outros. Estabeleça um clima positivo, em que haja abertura para o diálogo e para o compartilhamento de conhecimentos.

6. Conte com o apoio de uma empresa especializada

Mesmo com muitos conhecimentos na gestão de facilities, contar com o apoio de uma empresa especializada pode ser uma excelente opção. Proporcionar um ambiente seguro e funcional para os colaboradores, gestores e clientes é uma tarefa desafiadora. A intervenção de uma corporação voltada para facilities pode oferecer soluções inovadoras, práticas e que agreguem elementos positivos para o seu empreendimento.

Com a parceria, é possível alcançar mais eficiência operacional e minimizar os riscos de imprevistos. Todo esse trabalho resulta em um ambiente organizacional saudável, produtivo e otimizado.

Com as estratégias certas, é possível realizar uma boa gestão de facilities e garantir que a empresa funcione com precisão e velocidade. Desenvolver uma cultura de aprimoramento contínuo e investir em corporações especializadas e consultorias são excelentes alternativas.

Aposte também na integração de equipes, nos planejamentos e na terceirização de tarefas para conseguir resultados cada vez melhores! E então, gostou de aprender boas práticas em gestão de facilities? Assine a nossa newsletter e receba mais informações!