A gestão de facilities impacta diretamente no desempenho de uma empresa e, por isso, apresenta uma série de desafios. É preciso fazer o uso inteligente de recursos para otimizar as atividades diárias naquele ambiente — o que inclui o controle eficiente dos gastos.

Ainda assim, é natural que a gestão financeira de condomínios envolva algumas dificuldades. Neste artigo, mostraremos qual é a importância de desempenhá-la corretamente e daremos algumas dicas para que você tenha mais eficiência no seu trabalho.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Qual é a importância da gestão financeira para condomínios?

Uma das principais demandas de um condomínio é a manutenção constante de seus recursos. Em geral, eles influenciam diretamente a forma como as atividades são executadas em todo o espaço — seja por uma única empresa, seja por várias. No entanto, isso só é possível com um orçamento mantido sob controle.

É fundamental ter um plano de contas ajustado de acordo com as características específicas do condomínio em questão. O prédio que demanda estruturas maiores (com máquinas, subestações e equipamentos de ar condicionado, por exemplo) requer uma gestão diferenciada de suas despesas quando comparado a uma pequena edificação.

Será preciso identificar as despesas e gerenciá-las de forma que você não perca de vista a complexa relação entre custos e investimentos. Por outro lado, uma pequena empresa pode, em muitos casos, ter as instalações gerenciadas de forma mais simples.

Assim, a identificação dos grandes gastos (folha de pagamento, energia elétrica, manutenção de equipamentos etc.) pode ser um fator essencial à gestão de facilities. Além disso, a gestão financeira do condomínio permite estabelecer um controle do fluxo de despesas.

Consequentemente, a direção passa a guiar sua estratégia de negócios. Em outras palavras, trata-se de manter o caixa sob controle para promover a redução de custos, o uso eficiente dos recursos e o próprio investimento em sua expansão.

Por isso, cada vez mais organizações optam pela terceirização do serviço. O custo do investimento tende a ser rapidamente compensado pela otimização do uso do fundo de caixa — algo que explicaremos mais a fundo ainda neste artigo.

De que forma a tecnologia pode ser útil?

O primeiro grande diferencial é a redução da ocorrência de falhas humanas. Uma gestão financeira, principalmente em empresas de médio e grande porte, apresenta as particularidades citadas anteriormente. Isso faz com que o volume de registros, documentos e dados em geral seja muito grande.

Essa complexa relação de valores é algo sensível demais para ser mantido apenas “na cabeça” de um gestor. Um software especializado permite organizar as contas, promovendo um planejamento orçamentário que é seguido com mais facilidade.

Além disso, vale destacar a otimização de outros serviços relacionados à gestão de facilities. Com sistemas de telemetria, é possível monitorar o consumo de energia e água com precisão e em tempo real. Assim, gastos excessivos podem ser mitigados.

Se o consumo de energia estiver muito elevado em horários de pico, gerando multas incômodas todos os meses, o gestor poderá tomar providências para mudar esse comportamento. Em equipamentos como ar-condicionado, por exemplo, o sistema de telemetria ajuda a promover uma manutenção preventiva, evitando ações corretivas.

Reuniões virtuais também geram um engajamento maior dos condôminos nas decisões relacionadas ao uso dos recursos coletivos. Com a transformação digital, cada vez mais soluções tecnológicas desse tipo são colocadas à disposição de gestões criativas e inovadoras.

Como tornar sua gestão financeira mais eficiente?

A seguir, separamos algumas ações que devem ser adotadas em uma gestão financeira de qualidade. Acompanhe!

Gerencie o orçamento mais de perto

Evite ao máximo fazer aquilo que não está orçado (exceto em casos de emergência). Ainda assim, é importante estabelecer um fundo para lidar com imprevistos — de outra forma, tais contratempos podem comprometer sua gestão.

Utilize a tecnologia a seu favor

Como você pôde ver, existem diversas ferramentas tecnológicas que podem ser colocadas para trabalhar a seu favor. Portanto, faça um levantamento das principais necessidades do condomínio e veja de que forma os sistemas inteligentes podem ajudá-lo a enxugar gastos excessivos, preservando sua saúde financeira.

Softwares de gestão, sistemas de telemetria, Internet das Coisas (IoT) e câmeras inteligentes são algumas das principais tendências para a gestão de facilities.

Busque o apoio de especialistas no assunto

O serviço de consultoria oferece um olhar de fora, com experiência e know how para identificar problemas específicos que comprometem a gestão financeira. Não se trata de buscar uma fórmula mágica para reduzir custos, mas sim desenvolver uma estratégia de gestão própria, que atenda às necessidades do condomínio.

Lembre-se de que essa parceria deve ser estabelecida com uma empresa de reputação no mercado. Isso envolve capacitação profissional, uso de tecnologias eficientes e robustos cases de sucesso!

Como a Engepred pode ajudar na gestão financeira de condomínios?

A Engepred é uma empresa especialista na gestão de facilities que tem como objetivo a entrega de rentabilidade e resultados cada vez melhores. Para tanto, é oferecida uma flexibilidade no sistema, que permite configurar planos de contas de acordo com a prioridade de cada condomínio.

Essa estratégia promove um serviço que se adapta às características específicas de cada parceria. A Engepred aplica, por exemplo, uma gestão de caixa por procuração, assumindo a responsabilidade pelo processo, mas garantindo que todo o ganho financeiro alcançado seja destinado ao próprio condomínio.

A melhoria contínua também é tratada como objetivo fundamental. Para tanto, são adotados aplicativos com funções como geração de relatórios financeiros, solicitações de boleto e segunda via, reuniões virtuais e acompanhamento dos sensores de telemetria.

Tudo isso está disponível em smartphones e tablets — o que promove uma gestão ainda mais eficiente e acessível, pois não importa onde o gestor está. Em pouco tempo, o orçamento passa a nortear mais precisamente os gastos com facilities, gerando uma redução de custos e o uso inteligente dos recursos disponíveis.

Para ter uma gestão financeira de condomínios simplificada e eficaz, coloque essas dicas em prática. Como você pôde notar, os benefícios são inúmeros e podem ser conquistados em pouco tempo!

Quer aplicar nossas sugestões no contexto específico do seu condomínio? Então, entre em contato conosco e fale com quem mais entende do assunto!