Como fazer um bom relatório de gestão condominial

Transparência e prestação de contas fazem parte de qualquer trabalho de administração. O relatório de gestão condominial faz parte desse escopo. Afinal, é por meio desse documento que o síndico justifica suas ações e movimentações financeiras.

A apresentação deve ser feita regularmente. O relatório é analisado e colocado em votação na assembleia. Os participantes aprovam ou reprovam, e ainda têm possibilidade de propor cortes ou mudanças nos gastos.

Porém, qual a importância desse instrumento? Como elaborá-lo? É o que vamos mostrar neste artigo. Acompanhe!

A importância da transparência das contas

A gestão condominial exige o máximo de clareza nas movimentações financeiras para que o processo ocorra com tranquilidade e firmeza. Por isso, é recomendado apresentar os relatórios nas assembleias, mas também expor as contas, implantar balancetes no pagamento mensal e disponibilizar os dados a quem estiver interessado.

Para alcançar esse patamar, a organização é fundamental. Ordene os documentos e guarde-os pelo prazo mínimo de cinco anos, como determina a legislação. É desse modo que você terá um raio-X do que foi executado na gestão e identificará possíveis desvios e fraudes.

O armazenamento pode ser físico ou virtual — ambos, em alguns casos, como para os documentos mais importantes, a exemplo da planta do condomínio, detalhes da construção, balancetes etc. O acesso precisa ser facilitado, porque os condôminos têm direito a conferir as contas e nunca se deve negar a autorização.

Como fazer um relatório de gestão condominial?

A prestação de contas é um procedimento que exige cuidado, organização e preparação. É preciso reunir vários documentos e comprovantes, além de saber exatamente quais itens devem constar no relatório.

Para ajudar nessa empreitada, listamos aqui os itens obrigatórios do relatório de gestão condominial. Confira!

Relatório de receitas

Essa parte do documento especifica os valores recebidos ao longo do ano. Entre eles estão: taxa condominial mensal, despesas extras e outras rendas. Basicamente, esse relatório deve estar dividido entre os condôminos adimplentes e os inadimplentes. No segundo grupo, são acrescidas multas por atraso.

O edifício ainda tem o aluguel de espaços comuns como fonte de receita. Todas as quantias recebidas devem estar detalhadas, com informação de atraso ou pagamento em dia.

Lembre-se ainda de especificar: acordos pagos no período, ações que geraram alguma indenização etc. Todos esses dados devem ser analisados com atenção.

Relatório de despesas

O foco aqui são as contas pagas com o passar do tempo. Elas são divididas em três categorias:

• fixas: são aquelas pagas todos os meses, como folha de pagamento, seguros, contratos fixos etc. Os valores costumam ser semelhantes;
• variáveis: são as quantias pagas somente quando é realizado um serviço programado, como manutenção;
• extras: consistem em obras ou consertos extraordinários, que foram imprevistos.

Vale a pena destacar as despesas de emergência, porque isso facilita a aprovação do orçamento da próxima gestão. Além disso, a organização dos comprovantes é essencial para entender os gastos. O ideal é fazer a separação por grupos de contas e sempre comprovar os gastos por meio de notas fiscais com o CNPJ do condomínio.

A classificação das despesas pode ser feita da seguinte forma:

• pessoal: são os gastos com colaboradores próprios ou terceirizados. Consistem em encargos sociais, folha de pagamento, benefícios, férias, rescisões etc.;
• consumo: são os gastos com luz, água, gás e internet, quando for o caso. Revise se os pagamentos são feitos em dia;
• manutenção: são os contratos referentes à preservação de itens, como elevadores, para-raios, portões, equipamentos de segurança e mais;
• administrativo: incluem os gastos relativos à administradora do condomínio, seguro, despesas bancárias, síndico profissional, entre outros.

Relatório de inadimplência

O objetivo é apresentar as métricas relativas à falta de pagamento por parte dos condôminos. Entre elas estão: quantidade de cotas, porcentagens, valor unitário e outros. Também devem ser indicadas as ações adotadas para reduzir o índice.

É importante inserir os nomes dos condôminos inadimplentes e o saldo devedor de cada um deles. No entanto, esse documento nunca deve ser exposto em áreas comuns, porque pode gerar processos por ofensa e difamação se os dados pessoais dos devedores forem divulgados.

Se existir algum inadimplente que esteja em processo de acordo, você deve acompanhá-lo até o final do parcelamento caso as cobranças mensais constem na parte de receitas. De toda forma, lembre-se de que os acordos precisam ser assinalados, independentemente de serem judiciais ou extrajudiciais.

Relatório de orçamento

O objetivo dessa etapa é revisar o orçamento de receitas e despesas aprovado no início da gestão e comparar com os resultados efetivamente alcançados. É importante analisar a diferença de gastos planejados e realizados para ajustar a estimativa para o próximo ano e verificar o que poderia ser melhorado.

Nessa avaliação, é fundamental dividir os valores em investimento e custeio. O primeiro aspecto está relacionado a benfeitorias, como reparos, reformas, pintura etc. Por sua vez, o segundo prevê os gastos com a manutenção do edifício, para limpeza, conservação, gás, segurança, energia elétrica, água e mais.

Na elaboração do orçamento, é preciso projetar quanto será arrecadado mensalmente e quais serão os gastos mensais, para, então, determinar os possíveis investimentos. Se existir algum desencontro, você deve explicar aos condôminos por que isso ocorreu.

Balanço

Essa parte do relatório demonstra um resumo das despesas e receitas, com o saldo anual e o atual. O primeiro é aquele em que é calculada a diferença entre receitas e despesas do ano vigente. O segundo é o montante em caixa, que é o resultado da soma da quantia dos 12 meses anteriores com a atual.

A comparação entre o que entrou e saiu é fundamental, bem como saber se o que está escrito realmente aconteceu. É importante também anotar aplicações feitas pelo condomínio, fundos de reserva e outros valores.

Por isso, o balanço deve ser formado principalmente por três categorias de contas: pessoal, fixas e variáveis. Ao fazer isso, é possível comparar os valores e verificar se o que foi previsto no início do ano foi cumprido com o passar dos meses.

Como você pôde perceber, o relatório de gestão condominial é um documento completo e que exige atenção aos valores pagos e recebidos. Você ainda pode contar com uma empresa especializada na administração de edifícios, que cuida desse tipo de assunto e apresenta o documento completo, conforme determina a legislação.

Agora que você já conhece o assunto, que tal ver como uma empresa de gestão de condomínios ajuda a sua administração? Entre em contato com a Engepred e conheça melhor os nossos serviços!