A assembleia virtual se tornou recorrente no cotidiano dos condomínios. Com o período de pandemia, os síndicos usaram esse recurso para evitar aglomerações e viram que o campo virtual é uma opção para as tomadas de decisões. Desse modo, a saúde dos moradores e a comunicação continuaram preservadas mesmo em tempos de crise sanitária.  

Devido às facilidades dessa nova dinâmica, em março de 2022 foi sancionada a Lei Nº 14.309 que assegura às reuniões digitais o mesmo peso das híbridas e presenciais. Os síndicos podem convocar condôminos a participar de assembleias online e seguir com as reuniões condominiais.  

No entanto, por se tratar de uma lei recente, os síndicos ainda possuem dúvidas de como funciona a assembleia virtual dentro das conformidades da legislação. Neste artigo, você confere os principais pontos para promover uma reunião de acordo com a determinação legal. Continue a leitura. 

O que a Lei permite nas assembleias virtuais?

De acordo com o texto, as assembleias virtuais dos órgãos deliberativos podem ser feitas por meio eletrônico e asseguram os mesmos direitos de voto que os associados teriam em uma reunião presencial.  

A convocação de assembleias condominiais (de qualquer tipo) pode ser realizada em suporte digital, no entanto, deve ser acordada por todos os envolvidos. Se o condomínio vetar essa opção, a Lei prevê a preservação dos direitos de voz, debate e voto dos condôminos.  

Vale destacar que a realização das assembleias virtuais ou híbridas devem obrigatoriamente seguir os protocolos de uma presencial, incluindo o envio de um edital de convocação. Veja abaixo outras disposições importantes que constam no artigo: 

• Constar no instrumento de convocação a informação a respeito do formato eletrônico, instruções sobre o acesso, manifestação e forma de votação dos condôminos; 
• Realizar a assembleia de forma híbrida, com a presença física e virtual de moradores no mesmo ato; 
• A administração do condomínio não poderá ser responsabilizada por problemas nos equipamentos de informática ou na conexão à internet dos condôminos. Cabe aos moradores verificarem seus equipamentos e acessos; 

• Somente após a somatória de todos os votos e de sua divulgação, será lavrada a ata, também eletrônica, e encerrada a assembleia geral; 
• Os documentos pertinentes à ordem do dia poderão ser disponibilizados de forma física ou eletrônica aos participantes. 

A Lei também determina que a assembleia virtual poderá ser suspensa até que seja alcançado o quórum mínimo exigido. A assembleia condominial em sessão permanente poderá ficar aberta por até 90 dias. Nesse caso, terá de ser autorizada por decisão da maioria dos condôminos presentes.  

Como fazer uma assembleia virtual? 

O ideal é ter pessoas disponíveis, ou o próprio síndico, para oferecer suporte aos moradores, bem como responder e-mails e sanar dúvidas. Com o objetivo de garantir a validade jurídica da assembleia virtual e evitar o risco de anulação, é necessário seguir alguns passos e cuidados. 

1. Escolher a plataforma

É preciso escolher a plataforma digital para realizar a assembleia condominial, possibilitando a participação do maior número de pessoas. Algumas plataformas possuem tempo de chamada limitado, outras impõe limites de pessoas online simultaneamente.  

Esses problemas podem ser contornados por meio do pagamento de uma pequena mensalidade para as plataformas a fim de ter acesso a todas as funcionalidades. Porém, existem meios gratuitos que viabilizam chamadas e pessoas ilimitadas, então vale a pesquisa.  

Plataformas que possuem recursos de vídeo, arquivos para download e áreas para expor informações podem facilitar a realização da assembleia. As plataformas que apresentam opção de gravação são úteis para servir como um documento de validação jurídica posterior.  

O síndico pode considerar a realização de uma live para apresentar a plataforma escolhida, pois alguns moradores podem não estar acostumados com essas ferramentas e ter dificuldades. Por isso, fazer uma chamada teste ensinando como usar a ferramenta evita complicações.  

2. Edital de convocação

Seja qual for o formato da assembleia, o edital de convocação ainda precisa ser feito. A organização da assembleia virtual se mantém a mesma se comparado com a presencial.  

O documento deve informar o período da assembleia, com prazo limite para a captação dos votos, e qual plataforma será feita. É necessário deixar explícito a data de abertura dos debates e da computação dos votos, além da data de encerramento. Também é preciso salientar se a assembleia é ordinária, extraordinária ou simples. Por último, os itens de pauta devem trazer detalhes sobre os assuntos para facilitar o entendimento e o voto do condômino.  

3. Apuração dos votos 

No próprio edital de convocação, a administradora e o síndico deverão estabelecer e explicar como irá funcionar a apuração dos votos. Na conclusão da assembleia, o síndico juntará todos os votos coletados, levando em consideração que cada unidade de condomínio tem direito a um voto em cada pauta.  

Ao longo da apuração, é fundamental se certificar de que não há repetições ou diferentes representantes de uma mesma unidade votando na mesma pauta. Por isso, a lista de presença permanece sendo requerida para auxiliar na checagem das pessoas que estavam na assembleia virtual e na elaboração da ata.  

4. Coleta de documentos e registro em cartório

Ao abrir espaço para discussão e debates sobre as pautas propostas na assembleia virtual, o síndico pode optar por imprimir algumas deliberações para provar que houve discussão das pautas expostas.  

No final, os procuradores devem possuir as permissões assinaladas para representar os votos. Todos os documentos precisam ser levados para registro e autenticação em cartório, onde deve ser apresentados o edital, pareceres, procurações, lista de presença e coleção de votos, junto com a ata da assembleia.  

Quais os benefícios de uma assembleia virtual? 

O principal objetivo das assembleias de condomínio é debater e decidir a respeito de situações que fazem parte do dia a dia dos condôminos. As assembleias virtuais nada mais são que uma versão eletrônica da reunião presencial. Dessa maneira, exercem a mesma função que o ambiente físico, mas com algumas vantagens atreladas a seu formato virtual.  

Com a assembleia virtual existe a possibilidade de maior participação dos condôminos, pois mesmo que o morador esteja viajando ou trabalhando na data marcada para a reunião, ele ainda poderá participar de forma remota.  

Além disso, gera economia de tempo e dinheiro, uma vez que não há necessidade de alugar cadeiras e outros itens necessários para a realização da assembleia condominial.  

Em resumo, a assembleia virtual é uma oportunidade para os moradores participarem das reuniões sobre assuntos de relevância, como o caso de obras e reforma no edifício, e atende os interesses tanto dos condôminos, quanto do condomínio e do síndico. Contudo, os cuidados com as atas, registros e até o arquivamento de documentos continua sendo fundamental para uma gestão condominial transparente e que assegure o síndico quanto ao cumprimento de suas obrigações legais.