Uma situação cada vez mais comum é a gestão compartilhada de condomínio. A ideia é bastante simples: ter um edifício, um síndico e um apoio técnico, que são responsáveis pelas tarefas diárias. Mas será que esse processo funciona no ambiente corporativo?

A resposta está neste post. Porém, podemos adiantar que sim, desde que a ação seja feita com cuidado e atenção a alguns detalhes. Afinal, uma administração realizada em conjunto depende do alinhamento de informações e objetivos para garantir que o melhor serviço seja oferecido ao mesmo tempo em que são evitados erros e retrabalhos.

É por isso que criamos este post. Nosso objetivo é apresentar como a gestão compartilhada pode ser uma boa alternativa para o condomínio. Também veremos como dividir as funções, quando é importante contratar uma empresa especializada e como integrá-la.

Ficou interessado? Então, acompanhe!

O que é a gestão compartilhada de condomínio?

A ideia da gestão compartilhada é garantir que um projeto, processo ou empreendimento seja executado por duas ou mais pessoas. O propósito é simplificar a administração do negócio e reunir diferentes experiências e conhecimentos. Assim, você garante um trabalho mais eficaz e fluido.

Em um condomínio empresarial, a importância dessa atitude é facilmente identificada. Por exemplo: quando um serviço precisa ser executado, o síndico pode cuidar de questões estratégicas, enquanto o especialista toma conta dos aspectos técnicos e fornece um suporte em engenharia, como a gestão de obras.

Perceba que essa ideia também condiz com a determinação legal que prevê a existência de um representante para o condomínio. Sendo assim, a única diferença é o compartilhamento de funções, que pode ser feito por uma empresa especializada, como veremos mais adiante.

Como dividir as funções?

Uma das grandes vantagens de adotar a gestão compartilhada do condomínio é garantir que pessoas com competências e conhecimentos diferentes agreguem valor e cumpram suas responsabilidades com mais eficiência. Portanto, a divisão de funções deve considerar esse propósito.

Ao delimitar quem serão os responsáveis pelo edifício, é importante considerar as experiências e as vocações de cada um. Isso deve ser feito por meio do diálogo e de um processo bastante transparente.

Dessa forma, é possível identificar, por exemplo, que o síndico é formado em administração e, por isso, tem um viés mais burocrático e pode cuidar dessa parte, especialmente do que é relativo à movimentação financeira e ao relatório contábil. Por outro lado, o auxiliar pode ficar responsável por cuidar da manutenção de equipamentos, agendar visitas técnicas etc.

Com essa definição de funções, é mais fácil que cada um execute atividades predeterminadas, sem causar erros ou retrabalhos. Ainda assim, é preciso estabelecer um diálogo para assegurar que as partes envolvidas saibam exatamente o que ocorre no condomínio.

Por fim, é recomendado fazer pelo menos uma reunião por semana. Com isso, várias questões podem ser delimitadas. Por exemplo: a contratação de uma empresa terceirizada, a mediação de conflitos, o aumento do poder de barganha com fornecedores, entre outras.

Quando devo contratar uma empresa?

A gestão compartilhada também pode ser complementada com uma empresa especializada, que oferecerá um síndico profissional. Essa é uma alternativa bastante interessante para grandes empreendimentos, especialmente os corporativos e comerciais.

Nesse caso, o síndico é um prestador de serviço com alta qualificação para o cargo. A administradora é responsável por cobranças e contratação de profissionais. Por isso, cuida de questões estratégicas, por exemplo, a redução de custos e a otimização dos ganhos. Assim, você tem mais tempo para gerenciar as ações e cuidar de outras atividades, como as demandas dos condôminos.

Outro aspecto que indica a relevância de contratar uma empresa especializada é que, nessa negociação, há uma preocupação maior com a valorização do edifício. Por isso, há mais chance de serem utilizadas novas tecnologias, como automação, economizadores de água ou painéis solares, bem como outras medidas sustentáveis.

Com a definição de que contratar a empresa é uma boa ideia, basta conversar com administradoras e pesquisar as opções disponíveis. O recomendado é que a empresa esteja presente na sua região, busque inovar sempre e tenha um bom histórico. Assim, você diminui o potencial de conflitos e problemas durante a gestão compartilhada.

Como integrar a empresa?

Com a contratação da empresa especializada, você já assegura que a gestão do seu condomínio é profissional. Tenha em mente que esse tipo de síndico é treinado, capacitado e experiente na função. Além disso, pode não ter contato direto com os colaboradores que atuam no prédio, tendo assim, uma postura mais imparcial durante a administração.

Para alcançar esses benefícios, é interessante elaborar um contrato bem feito, no qual estejam previstos todos os direitos e deveres. Assim, é mais fácil integrar a equipe da empresa à interna, do próprio condomínio.

Além disso, é preciso ficar bem claro que o síndico profissional e a própria administradora são complementares à atuação dos colaboradores internos. Por isso, você deve trabalhar em conjunto, porque é dessa forma que todas as atividades serão bem executadas, de acordo com o que é esperado.

Tenha em mente que, nesse contexto, é fundamental que a empresa conheça o que deve ser realizado e quais são as expectativas para a administração do condomínio. Várias podem ser as possibilidades, por exemplo: melhoria da qualidade dos serviços, redução de custos, valorização patrimonial, mais contato com os condôminos etc.

Seguindo essas recomendações, o resultado da ação é profissionalismo, com o devido cumprimento das leis e normas vigentes. Da mesma forma, as pessoas que passam pelo prédio ou trabalham nele ficam mais satisfeitas e têm mais qualidade de vida no trabalho, aspecto essencial para edifícios corporativos.

Em suma, a gestão compartilhada de condomínio é uma prática bastante válida, que objetiva aprimorar o trabalho da equipe por meio de uma ação conjunta. Dessa forma, a gestão do empreendimento pode ser mais moderna e alinhada aos objetivos esperados, além de se ter uma preocupação relevante com o aspecto financeiro e patrimonial.

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