É muito importante contar com um sistema de facilities integrado. Ele ajuda a aprimorar os resultados dos serviços que dão suporte à geração de valor em um negócio, como a manutenção técnica, a limpeza, a segurança e muitos outros.

A gestão de facilities é o nome dado à administração e organização dessas atividades e serviços que garantem o funcionamento adequado e a conservação das instalações de uma empresa. E com as tecnologias certas, é possível maximizar o desempenho dessa responsabilidade estratégica.

Neste artigo, vamos explicar melhor como a tecnologia e gestão de facilities se relacionam. Também falaremos sobre a importância de um sistema de facilities integrado em uma empresa. Boa leitura!

A relação entre tecnologia e gestão de facilities

A gestão de facilities é uma responsabilidade ampla, que abrange uma gama bem variada de atividades, desde a limpeza e sustentabilidade de uma instalação até sua manutenção e segurança.

Logo, os desafios encontrados pelos gestores de facilities podem variar enormemente entre as diferentes empresas e setores que eles operam. Normalmente, boa parte do trabalho envolverá o bom funcionamento de equipamentos de suporte, o fornecimento de energia e a manutenção predial em si, além da limpeza e da organização dos espaços em que a equipe trabalha.

Mas, apesar de serem distintos, boa parte destes desafios podem ser facilitados com o suporte de tecnologias adequadas. Câmeras de segurança podem ser empregadas para vigiar espaços maiores, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Já os sensores de temperatura e detectores de movimento são extremamente úteis na hora de regular a climatização e iluminação do ambiente, de acordo com sua ocupação.

Toda a gestão de facilities ganha com a implementação de um sistema de facilities integrado, que seja capaz de reunir informações relevantes sobre os processos do setor e automatize parte do trabalho burocrático que envolve a organização dessas múltiplas atividades.

Além disso, a rastreabilidade e os relatórios de performance gerados por este tipo de sistema ajuda (e muito) a gestão estratégica da área.

A redução de custos com o uso inteligente da tecnologia

Com a tecnologia, é possível ampliar o aproveitamento de recursos, otimizar o tempo de processos e, com isso, reduzir custos com a gestão de facilities.

Se existe, por exemplo, telemetria para monitorar a temperatura e a utilização de ambientes em uma empresa, é possível programar o funcionamento de equipamentos como o ar-condicionado, de forma que seu uso seja otimizado e os gastos de energia com eles, reduzidos drasticamente.

As despesas com climatização estão entre as maiores na conta de luz de boa parte das empresas de serviços, e uma redução no valor mensal gasto com isso sempre é bem-vindo.

O mesmo vale para outros tipos de cuidados, que podem ser parcialmente automatizados com uma combinação de telemetria e análise inteligente de processos. Alguns exemplos são a irrigação dos jardins, a iluminação dos ambientes e até mesmo a utilização das descargas dos banheiros.

Além de minimizar despesas por toda a empresa, a tecnologia também pode ser utilizada para reduzir gastos com a própria gestão de facilities, por meio da organização e estruturação dos processos no setor.

Com um sistema que centralize as informações sobre a instalação e os cuidados que precisam ser tomados para assegurar o seu funcionamento, é possível estabelecer jornadas de trabalho mais eficientes, levando em consideração as reais necessidades da área confirmadas por dados coletados no cotidiano.

Desta forma, os gastos com pessoal e equipamentos para as diversas atividades de manutenção, limpeza e segurança de uma empresa são otimizados e melhor aproveitados, reduzindo os custos e aprimorando os resultados obtidos.

Além disso, a tecnologia é capaz de automatizar diversas tarefas e processos. Em uma empresa que conta com um sistema de climatização potente, que demanda revisões constantes, é possível se valer de sensores para saber a hora certa de realizar as manutenções preditivas e, com isso, reduzir prejuízos com quebras e paradas.

Da mesma forma, esta automatização também é interessante na hora de gerenciar as equipes de facilities, simplificando o planejamento e permitindo que certas escalas de trabalho sejam automaticamente formatadas (de acordo com as demandas do dia e o pessoal disponível para executá-las).

O papel do sistema de facilities integrado

Para conseguir os melhores resultados com a gestão de facilities, é interessante que, além da tecnologia aplicada em suas diversas atividades, exista também um sistema de facilities integrado, que centralize as informações e processos da área.

Este software, que pode ser um módulo integrado ao ERP da empresa, dá mais agilidade e confiabilidade às tarefas de gestão e permite que o responsável por ela faça análises mais estratégicas do trabalho executado, tomando decisões com base em dados formatados e bem objetivos.

Com um sistema de facilities integrado, é possível acompanhar relatórios de desempenho gerados (automaticamente) com base em indicadores de performance definidos pelo gestor. São eles que permitirão uma compreensão precisa do trabalho executado e dos ajustes que poderiam afetar sua performance.

O sistema de facilities integrado pode ser uma ferramenta central na sua gestão. Esse sistema auxilia armazenando também informações geradas por outros dispositivos tecnológicos, como os já citados sensores de telemetria e equipamentos com a Internet das Coisas, ou IoT.

Por fim, vale a pena destacar a utilização da tecnologia QR Code em um sistema de gestão de facilities. Ele permite uma identificação ágil de instalações, equipamentos e acesso facilitado às informações importantes para as equipes que vão trabalhar com eles.

Dessa forma, os processos de manutenção, limpeza e muitos outros podem ser realizados com mais velocidade e confiabilidade, minimizando eventuais erros.

A aplicação da tecnologia na gestão de facilities é então uma forma de conseguir a gestão da infraestrutura da empresa. Ela proporciona um melhor aproveitamento de recursos, otimização de tempo e redução de gastos, provendo conforto, além de segurança e meios para que o operacional de uma empresa gere valor.

Agora que você já sabe como tecnologia e gestão de facilities podem ser utilizadas juntas por um desempenho melhor, que tal entrar em contato com a Engepred e descobrir como contar com essa combinação a serviço do seu negócio?