A transformação digital mudou muito diversas atividades e esferas da nossa vida. Como exemplo temos a forma como realizamos pagamentos, nos comunicamos e realizamos nossas compras. Existem vários dispositivos e sistemas que facilitam a rotina e são otimizados diariamente. Porém, o que todo esse contexto tem a ver com a gestão de condomínios?

A resposta exige que você compreenda que a administração de edifícios residenciais e corporativos é totalmente modificada com a tecnologia. Mais que uma estratégia, a transformação pela qual estamos passando constrói uma nova mentalidade que impacta nossos relacionamentos e forma de trabalho.

Para compreender melhor esse contexto, vamos explicar seu conceito e quais são os benefícios da tecnologia para a otimização de processos nos condomínios. Então, que tal saber mais?

O que é a transformação digital?

A transformação digital consiste em utilizar ferramentas tecnológicas para simplificar e otimizar processos. Como consequência, ocorre o ganho de produtividade, melhoria na experiência do cliente e o aumento do desempenho.

Além de usar a tecnologia a seu favor, a ideia é mudar a estrutura das organizações para obter impactos positivos e significativos, como a agregação de valor e o crescimento da vantagem competitiva.

Atualmente, a transformação proporcionada pelas tecnologias é essencial para qualquer modelo de negócio. Conforme destaca o estudo Be The New Digital Enterprise, da Accenture, todos os negócios devem passar por essa mudança para diminuir custos, aumentar sua margem de lucro e descobrir oportunidades.

A mesma pesquisa indica que há 100 trilhões de dólares disponíveis para negócios e sociedade que serão desbloqueados com esse processo. Além disso, as empresas que ingressam nessa mudança são 26% mais lucrativas que as outras.

Como a transformação digital faz parte das empresas?

Em maior ou menor grau, as empresas já estão inseridas no processo de mudança digital. Para ser efetivado, é preciso considerar quatro aspectos principais:

• Eficiência, devido à otimização de processos;
• Pessoas, para criar uma equipe de alto desempenho;
• Tecnologia, com o desenvolvimento de meios e formas que facilitam a rotina do cliente;
• Geração de valor, com o intuito de criar vantagens competitivas.

Dentro desse escopo, vários exemplos podem ser citados. É o caso de um software de gestão financeira, que fornece dados em tempo real e ajuda a tomar decisões acertadas. Ou de um sistema para gerir o relacionamento com o cliente (como os CRMs), que armazena dados e preferências de usuários para permitir a identificação de tendências e demandas.

Outro exemplo bastante claro é o do setor bancário. Os sistemas de internet bankings oferecem comodidade e praticidade aos usuários, que deixam de usar as agências físicas para realizar qualquer atividade. De modo mais recente, foram implementados os assistentes virtuais, que verificam tendências de consumo, indicam ações para economizar e até recomendam investimentos.

Transformação digital na gestão de condomínio

Até aqui, ficou claro que as mudanças tecnológicas foram implementadas em diferentes setores de negócio. E na gestão de condomínio? Os exemplos também são visíveis. Várias ferramentas estão disponíveis e oferecem diferentes benefícios para a administração.

Alguns deles são: chave biométrica, recurso para gestão da inadimplência, autosserviço por meio da implantação de um aplicativo com o objetivo de facilitar a comunicação com os condôminos, ferramenta para realizar assembleias virtuais etc.

Essa questão é tão relevante que surgiu o conceito de condomínio inteligente. A proposta é agregar sistemas modernos e tecnologias inovadoras por meio de uma rede de acesso à internet via fibra óptica. Com esse recurso, as unidades autônomas são automatizadas e se torna possível instalar câmeras de segurança, controlar dispositivos e até economizar no consumo de água e energia elétrica, por exemplo.

Especificamente para a gestão, a tecnologia ajuda a reorganizar processos internos e a equipe. Com isso, é agregado valor aos condôminos, que têm acesso a melhores serviços e qualidade de vida.

Quais são os benefícios para a otimização de processos nos condomínios?

Os processos condominiais podem ser otimizados de diferentes maneiras. Os recursos são variados e oferecem diferentes vantagens. Quer saber quais são elas? Confira!

Controle por meio de chave biométrica

A chave biométrica é um sistema que oferece acesso ao condomínio a partir de uma característica do corpo humano, geralmente, a impressão digital ou os reconhecimentos facial e de voz. A vantagem desse sistema é ser bastante seguro e impedir a entrada de pessoas não autorizadas.

Além disso, fica dispensado o uso de chaves, cartões de acesso e senhas, que são clonados com facilidade. Assim, há um controle amplo de condôminos e visitantes, que diminui significativamente a possibilidade de roubos e imprevistos.

Redução da inadimplência

As novas formas de pagamento permitidas pela tecnologia reduzem a inadimplência derivada do esquecimento. A taxa condominial, por exemplo, já pode ser paga via cartão de crédito, com valor semelhante ao do boleto e sem comprometer o limite do condômino.

Aumentar as possibilidades de pagamento oferece diferentes benefícios, como maior previsibilidade de receita, agilização dos processos de cobranças e redução da inadimplência pelo débito automático na fatura do cartão de crédito. Caso exista alguma falha, um boleto é enviado para futura quitação.

Ainda há ferramentas específicas para gestão da inadimplência, que facilitam o processo de cobrança, envio de segunda via de boletos e criação de acordo dos valores atrasados.

Realização de reuniões virtuais

As ferramentas que facilitam a realização de assembleias virtuais são legalizadas e aumentam a adesão dos condôminos. Elas agilizam a discussão das pautas, garantem que todos participem ativamente e trazem transparência aos processos, sem exigir o deslocamento, muitas vezes complicado devido ao trânsito ou aos horários de trabalho.

Outros benefícios são a redução do tempo gasto na gestão, organização e desenvolvimento da reunião e a qualidade das discussões e decisões, já que a conversa se torna mais aberta e eficiente.

Instalação de circuitos de monitoramento interno

Os circuitos internos são fundamentais para os edifícios porque trazem segurança. Com a tecnologia, os benefícios vão além. É possível fazer o monitoramento remoto, por meio de dispositivos móveis, para ter certeza de que não existem imprevistos. Com a Internet das Coisas (IoT) os condôminos ainda terão comodidade para controlarem sistemas a distância, como por exemplo a regulagem das luzes, energia, ar condicionado e etc.

Ainda existem os circuitos internos de TV, que passam mensagens publicitárias e informações gerais. Esses sistemas são baratos, porque exigem somente o investimento inicial e o restante é custeado pelas propagandas. No entanto, também serve como mural de avisos digital, medida que melhora a comunicação e traz fluidez aos processos.

Aumento da eficiência e da produtividade

Os ganhos de eficiência e produtividade são variados e traduzidos em diferentes recursos, como a computação em nuvem. Um exemplo é usar a tecnologia para armazenar documentos ou um sistema de gestão financeira para fazer o controle das contas do condomínio.

Com essas ferramentas, você pode acessar os valores de qualquer lugar e a todo momento. Isso agiliza os processos e a obtenção de informações, que contribui para tomar decisões mais acertadas.

Outras situações que exemplificam são: o acompanhamento da situação de inadimplentes, o controle para equilibrar contas a pagar e a receber, o monitoramento de condôminos, proprietários e locatários. Em todos esses casos, o aspecto principal é a integração. Com a centralização dos dados, fica mais fácil cruzá-los e fazer análises corretas.

Como você pôde perceber, a transformação digital já começou e tende a ampliar sua participação nas empresas. Na gestão de condomínios, ela traz ganhos variados e se reflete em diferentes alternativas, que vão desde a segurança até o aumento da produtividade.

Agora, se você quer saber como melhorar a administração do seu condomínio, que tal conhecer outro aspecto que contribui para esse processo? Entenda sobre a gestão compartilhada e saiba tudo que precisa sobre o assunto!